建設業のぶろぐ 
今は世界的にも、テレワークがどんどん進んでいますね。
ネット環境さえしっかりしていれば、PC１台でどこでも働けます。
一昔前では、考えられないほど技術も進歩して、だいぶ働きやすくもなりました。
しかし、そんなご時世にも関わらず、相変わらず書類の山に悩んでいる建設業で働く、現場監督や下請け代理人の方々。
本当にお疲れ様です。（私も書類の山に悩んでいる一人ですが・・・）
早く紙の書類から開放されたいですよね。
もちろん公共工事とかやられている方にとっては、無くせないものもあるかと思います。
しかし、出来る限りペーパーレスで仕事したほうが、メリットがたくさんあると思います。
今回は、そんな紙の書類の山にいるけどペーパーレス化になりたいあなたに向けて、色々と考えてみましたので、まとめていきたいと思います。
同じように、書類で悩んでいる方は、是非見てみて下さい。
読み飛ばしてもらってもOKです。
かれこれ１３年もの間、現役で現場監督をやっています。
一度転職しましたので、現在の会社で２社目になります。
業務内容としては、中小企業のため、現場管理〜営業、経理まで幅広くやっております。
一級建築施工管理技士の国家資格を2020年に取得しました。
また去年の年末より公共工事を１件やっています。
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紙をなくすために準備するもの
ペーパーレス化を実現するために、私が準備したものや、購入したものを説明します。
全て揃えなくてもペーパーレス化は可能だと思います。
準備出来る範囲で準備して、ペーパーレス化を実践していきましょう。
iPadで簡単ペーパーレス
簡単にペーパーレスを実現するためには、iPadを導入するのが一番の近道になります。
もちろんiPadじゃなくて、タブレット端末でもOKです。
とにかくタブレットを入手して下さい。これは必須になります。
ペーパーレス化をするためには、とにかく書類をスキャナーにかけて、iPadで見れるようにしましょう。
何でもかんでもiPadに入れる習慣がつけば、紙の書類をなくしたりしても問題なしです。
打ち合わせの時に書類を忘れてしまったと言うこともなくなります。
iPadだけあればすぐにできることなので、初心者の方にも導入しやすいと思います。
Apple Pencilを使えば手書きでメモが出来る
ここからはiPadをもっと効率的に使う方法になります。
これらを取り入れることによって、ペーパーレス化を加速することが出来ます。
Apple Pencilを購入して手書きのメモをとりましょう。
やはり手書きのメモと言うのは思考をまとめたりする場合にも、非常に有効だと思います。
私もすべてをデジタルにするということが言いたいのではありません。
デジタルとアナログのいいとこ取りをしたいと常に考えています。
そこでこのApple Pencilの出番になります。
なんといってもなめらかな書き心地が癖になります。
フィルムやペンシルの先を変えることでより手書きに近づけることができます。
さらにiPadには、画面をオフの状態でApple Pencilで画面をなぞり書きすると勝手に手書きメモを開いてくれる機能が備わっています。
とっさにメモを取りたい時などはかなり有効ですので、ぜひ試してみてください。
有料アプリを入れると一気にペーパーレス
ここからは少し高度なテクニックにもなりますが、アプリをフル活用することで更に便利に使えるようになります。
ここで紹介したいのは、ノートを取るアプリと、スキャナーのアプリになります。
iPadでノートを取るならNotabilityがオススメです。
過去に使い方の記事も上げていますので、使い方はこちらをご覧下さい。
スキャナーのアプリには、AdobeScanをおすすめします。
なんと言っても、自動でトリミングしてくれる機能が最高に便利です。
まだ使ったことが無い方は、ぜひ一度使ってみて下さい。
紙をなくす方法をご紹介します。
ここからは紙をなくすために、とっさに紙が出てきた場合の対処法をご紹介します。
急なときはアナログの方が優秀ということを言われることが多いですよね。
紙をもらう場面や使用した場面での後処理を考えておけば、ペーパーレス化にしたあとも困ることは無いと思います。
では、見ていきましょう。
もし紙の書類をもらってしまったら
取引先や、お客さんから思いがけずに紙の書類をもらってしまうこともありますよね。
そんなときに、あなたならどうしますか？
相手方は良かれと思って紙を用意してくれますから、もらわないわけにはいきませんよね。
そんなときは、スキャナーのアプリを使ってさっと紙の書類をデータ化してしまいましょう。
やり方は簡単ですので、手間取らずに済みます。
一番簡単な方法は、iPadの純正のファイルアプリを使ってスキャナーしましょう。
書類の角を認識してくれるので、撮影したあとは勝手にトリミングまでしてくれるすぐれものなんです。
さらに色味の補正や明るさなどを変更したい場合には、先ほどご紹介しました、AdobeScanを使いましょう。
AdobeScanを使えば、紙の端を勝手に認識して、そのまま撮影までしてくれるすごく使えるやつなんです。
さらにその後の色味の補正や明るさの変更などを簡単に行えます。
急な電話で紙にメモしてしまったら
なるべくならiPadを使ってメモをしたいところですが、急な用件でついつい紙にメモをとってしまう場合もありますよね。
そんなときのメモに限ってなかなか捨てられずに、残ってしまうものです。
まず、紙にメモを取ることはOKにしましょう。
問題はその後の処理を決めておけば良いのです。
紙にメモをとってしまったあとは、すぐにスキャナー出来るアプリやプリンターを使用して、そのメモをデータ化しましょう。
なぜなら紙に残っていると、なぜかそれがずっと頭に残り、他の業務の妨げにもなってしまうからです。
それに、ペラペラのメモ用紙だけだとなくなってしまう可能性が高いです。
すぐにデータ化してしまうことにより、あとからのアクセスが簡単になり、紛失もしなくなりますので、すぐに用件が終わらないことであったとしても、一旦頭から離すことが出来ます。
ぜひ実践してみて下さい。
保証書などの大事な書類はどうするの？
これもよくある話だと思います。
保証書などの大事な書類ほど、紙になっていることが多いので、なかなか捨てられずに苦労しますよね。
これもスキャナーアプリで解決してしまいましょう。
もちろん、一度その保証を出しているところに確認は必要になると思いますが、基本的には保証書の内容がわかればOKだと思っています。
あまりにもスキャンの精度が悪い場合には問題ですが、そうでなければ平気だと思います。
※あくまで個人的な意見ですので、確認は各自でされるようにお願いします。
ペーパーレスになっての感想
私は紹介した方法を使って、一昨年くらいからペーパーレス生活を続けています。
ペーパーレスになるまでは、紙の書類をなくしたり、打ち合わせに書類を忘れたり、大きな図面を持ち歩かなければならなかったりと、色々と大変なことがありました。
特に書類の紛失などが多かったのです。（ただの管理不足です・・・）
しかしペーパーレスになってからは、iPad1台だけあればいいので、荷物が格段に少なくなりました。
書類の紛失も一切なくなりました。
今の時代ですと、コロナの影響でテレワークが多かったりすることもありますが、そんなときにもかなり有効な手段だと思います。
ぜひ皆さんも、この機会にペーパーレス化を実践して、ストレスフリーの働き方を身に着けてみましょう。
それでは、最後までお付き合いいただきありがとうございました。
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