【オススメ】現場監督の仕事効率化！鳴り止まない電話の対策

『はいっ、どうもお世話になりますー』

なんて、建設業界の現場監督は1日に何回言っているか分からないくらいに電話がひっきりなしに鳴っています。朝から夜までずっと電話の対応に追われ、今日一日何をしたのかよく分からないなんて経験はありませんか？私はここ2、3年くらいずっとそんな風に仕事をしていました。むしろそれが現場監督である最大の仕事なんだとさえ思っていました。

ところがそれは、大きな間違いだったのです。

電話だけの打合せになってしまうと、電話で話したことが伝わっていなかったり、言った言わないの口論になったりといったことが多々あったりします。じゃあどうすればいいんだ・・・今回はそんな悩みを、私なりに解決していきます。

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電話は時間泥棒である

電話というのは本来、電波を通して相手と話を共有する同期手段ということになります。つまり、電話をかける側もかけられる側もお互いの時間を使って会話しているわけです。かなり極端な言い方をしてしまうと、電話とは時間を無駄にする手段であるとも言えます。

いやいや、時間の無駄なんて言いすぎでしょ？電話が一番効率が良いよ！って思った方もいると思います。もちろん、どんな場所にいても話が出来る電話というのは、大変便利なものであるということは間違いありません。しかし、同時に話している間は打合せや会議と同じく時間を使っているわけです。

よく会議は時間の無駄だよなんて言いますよね？ですが、同じことを電話でしているのです。大きな会社組織になると、まず事務員が電話に出ます。相手は誰なのか、どんな内容なのかなどを尋ねられたりしますよね？それは事前にどんな内容の話なのかを電話を受け取る相手に伝え、時間の無駄を防ぐ意味もあると思います。まず電話に時間を使っているということを認識しなければいけません。

かける電話がありすぎる

そうは言っても、現場監督というものはかける電話の数もかかってくる電話の数も半端じゃありません。一日で履歴が入れ替わるなんてことはザラにあります。

電話に時間を使っているのは分かったけど、かけなきゃ仕事が進まないしどうするんだよ・・・なんて悩むことはありません。最近はITが発達したおかげで色々なことが出来る世界になりました。

電話で話さないと伝わらない

これこれ！私もずっとこれを思っていたんです。実際に相手の声を聞いて話さないと、伝わらないんじゃないか？失礼なんじゃないか？ってずっと思ってました。

しかし、つい最近ですが職人さんに言われたのが、電話よりメールで資料とか付けてもらった方がよく分かるねということでした。正直ガツンと衝撃を受けました。ずっと正しいと思っていたことが、実はそうではなかったんですね。

また、失礼なんじゃないかということについても、メールも電話も大差が無いということです。本当に重要なことは、事前にアポをとって直接会って話しますよね？実際にこちらが気にしているほど、相手は気にしていないということもあります。

電話についてはもう分かった！じゃあどうやって連絡するの？ってことですが、

メールやチャットを駆使しよう

まぁごく当たり前のことになってしまうんですが、これが一番いいです。少し前までは、メールだけなんて失礼だから電話しないととか、チャットなんて友達同士のやりとりを仕事に持ち込むなよなんて言われていました。

しかし、今ではこんなに便利なものを使わないなんておかしいくらいになりました。時代の流れというのは凄いですね。

理由としてはいくつかあるので順番に挙げていきます。

時間を奪わない手段であること

先ほど電話がいかに時間を奪うものなのかということについて説明しました。

ではなぜメールはいいのでしょうか？それはズバリメールを受け取った人のタイミングで読めるからです。

電話というのは、かかってきたら否応なしに作業を一時中断して電話に集中しなければいけません。しかしメールであれば空いているタイミングなどの隙間時間に対応することが可能になります。

お互いのタイミングで返信することが出来るので時間泥棒をしなくて良くなります。

見返しが可能

これも割と重要なポイントだと思っています。急にかかってきた電話で用件を言われて、メモが間に合わなかったときなど、また電話を掛け直して確認する二重の時間泥棒になる可能性があります。

しかし、メールで用件などが分かれば、後から何度でも見直しが可能になるんですね。特に朝が忙しい建設業界としては、メールで対応してくれるとすごい助かりますよね。

言った言わないの口論が皆無

これも負担が減る大事な要素ですね。特に大事な話ほど、上記のように見返せるとあとで揉めることが少なくなるように感じます。

シビアな納まりや増減の金額、いついつまでに材料を納品などの工事にもろに打撃を与えるような話は、相手を疑うわけではありませんが証拠を残しておきたいものです。

資料を同時に送ることが出来る

これは、言わなくてもそのとおりですよね？電話で話していて、資料を確認出来ないときってありますよね。そんなときになんとなくで進めてしまうと、後で大きな失敗につながったりします。

資料があればすんなり分かるのに、口頭だけだと分かりづらいときも多々ありますね。

まとめ

メールやチャットなど現代はテクノロジーの進化で大変便利になっています。電話ばかりで仕事が進まないという人ほど、ぜひ実践していただき効果を感じてほしいです。

しかし、決して電話がダメということではありません。緊急性を要する場合などは、とりあえず電話して後で内容を補足でメールで送ったり、直接会って打合せしたりすれば良いのでは無いでしょうか？

少しでも建設業界で働いている人が、効率的に働いていければいいと思っています。